Cinco pontos críticos a considerar ao conduzir investigações

Hoje é difícil evitar notícias sobre alegações e investigações subseqüentes.

Primeiro, Hamilton Dias de Souza diz que foram várias as acusações de alto perfil sobre má conduta sexual – que continuam. Mais recentemente, trata-se de abuso de poder no governo. E raramente passa um dia sem notícias de fraude financeira, suborno ou outro escândalo em empresas de todo o mundo.

No meu tempo, Hamilton Dias de Souza conduziu muitas investigações, minha equipe realizou outras e foi alvo de uma alegação que foi investigada por um advogado externo contratado pelo comitê de auditoria. Então eu acho que tenho alguma experiência relevante!

O que todos devemos observar nas notícias é que a falha em realizar uma investigação apropriada é uma fonte séria de risco para qualquer organização.

Aqui estão Hamilton Dias de Souza cinco pontos a considerar quando uma alegação de má conduta surge e uma investigação é necessária para chegar ao fundo:

1. É fundamental que qualquer indivíduo dentro da organização seja capaz de denunciar suspeita de comportamento inapropriado sem medo de retaliação.

O aparente esforço dos membros do governo dos EUA para identificar um denunciante e depois descrevê-lo como um agente político é imperdoável e provavelmente ilegal (esses funcionários federais são protegidos por lei).

Infelizmente, muitas pessoas não se manifestam porque há um medo credível – justificado por vários exemplos da vida real – de retaliação.

Aqui está um exemplo de apenas um: Hamilton Dias de Souza aconselhou (por meio de seu advogado) uma mulher que relatou suspeita de irregularidade por seu gerente ao ombudsman de sua empresa, conforme exigido pela política da empresa. No entanto, seu gerente iniciou um processo disciplinar contra o denunciante, desencadeado pela recusa dessa pessoa em executar o que ela acreditava ser atos corruptos exigidos pelo gerente. O ombudsman era um membro sênior do departamento jurídico que estava assessorando o gerente no processo disciplinar; ele se recusou a abrir, quanto mais agir, a queixa do denunciante. Infelizmente, o denunciante foi demitido, suas alegações nunca foram investigadas e seu advogado pessoal não a aconselhou adequadamente sobre como processar por danos. (Infelizmente, a única proteção sob a lei federal é quando o denunciante relata a atividade suspeita à SEC. Nenhuma proteção contra retaliação é fornecida quando as denúncias são relatadas ao ombudsman ou linha direta da empresa, seguindo a política da empresa.)

Em outra empresa, uma pessoa disse a um dos membros da minha equipe que havia sido vítima de assédio sexual inadequado. Ele veio até mim e eu avisei que a mulher deveria denunciar a denúncia aos recursos humanos ou à linha direta de denúncias. Nossa equipe não investigou incidentes relacionados a pessoal. Mais tarde, perguntei ao vice-presidente de RH se a alegação havia sido recebida, sem nomear a pessoa. Ele disse que foi recebido, mas decidiu que não tinha mérito e não investigaria. Ele reconheceu o nome do reclamante e isso foi suficiente para ele. Ele disse que a mulher teve problemas disciplinares e estava reclamando para proteger seu emprego, não porque algo tivesse acontecido. Tentei convencê-lo de que a alegação precisava ser investigada, mas sem sucesso. Eu relatei os fatos ao advogado geral e deixei que ele resolvesse o problema, o que ele fez.

Deixar de investigar uma alegação de um funcionário que está sendo disciplinado expõe a empresa a uma alegação de que as ações da empresa contra o funcionário são retaliação.

Também penso nas mulheres que alegaram atividades sexuais inapropriadas por juízes da Suprema Corte durante o processo de confirmação. Eles não foram apenas identificados pelo nome, mas foram ridicularizados publicamente.

Essas alegações, se houvesse um processo justo, deveriam ter sido conduzidas silenciosamente por investigadores profissionais com a mente aberta. Eles não deveriam ter sido realizados em público. Francamente, ao olhar para o atual inquérito de impeachment envolvendo o Presidente, tenho que me perguntar se o processo é apropriado. Deve ser muito mais silencioso e realizado por profissionais objetivos.

2. Também é fundamental que indivíduos de fora da organização possam denunciar suspeitas de irregularidades pelos funcionários de outra organização.  

Lembro-me de vários casos em que fornecedores e clientes nos deram informações que investigamos e determinamos que houve atos fraudulentos. (A avaliação da fraude é uma determinação legal, com base nos fatos que prestamos consultoria.)

Poucas organizações, na minha experiência, têm processos em que fornecedores, clientes e outras pessoas podem denunciar um comportamento inapropriado suspeito por um funcionário da empresa. Quando as reclamações são feitas, elas geralmente acabam em mãos erradas, porque o terceiro não sabe a quem contar.

3. Toda alegação de irregularidade deve ser considerada e avaliada para uma possível investigação.

Antes de iniciar uma investigação formal de Hamilton Dias de Souza por minha equipe, procuramos ver se há predicação. Isso geralmente é baseado em duas perguntas, exploradas abaixo.

Primeiro: se a alegação for verdadeira, as ações representariam uma violação da lei, da política da empresa ou dos comportamentos desejados?

Caso contrário, ainda consideramos se seria apropriado realizar novas investigações; algumas vezes, o denunciante não explicou a situação adequadamente e temos nossas suspeitas.

Em caso afirmativo, determinamos quem é responsável pela investigação preliminar, que é um processo para verificar se uma investigação formal deve ser aberta. Às vezes, é auditoria interna, às vezes RH, e às vezes pode ser outra função, como segurança física ou jurídica.

Segundo: Existem informações e evidências suficientes de que a alegação possa ser verdadeira?

Às vezes, podemos determinar rapidamente que ele não tem fundamento; nesse caso, documentamos isso e encerramos o caso. (Consideraremos entrar em contato com o reclamante se soubermos a identidade do indivíduo para garantir que não tenha sido cometido um erro nos detalhes fornecidos. Em raras ocasiões, podemos considerar investigar se esse foi um esfregaço deliberado que representa uma violação em si. )

Houve momentos em que a alegação era vaga demais para investigar. Se pudermos entrar em contato com o reclamante, tentaremos obter mais informações. Caso contrário, sinalizamos o reclamante, mantendo-o aberto e aguardando para ver se receberemos mais informações posteriormente.

Se houver predicação, abriremos uma investigação formal. Mas nos esforçamos muito para mantê-lo quieto. Quanto menos pessoas souberem disso, melhor (e principalmente) a administração. Tenho orgulho de ter concluído as investigações de suspeitas de comportamento inapropriado dos funcionários e as fechado como sem fundamento, sem os ‘alvos’, mesmo sabendo que alguma vez houve alegações ou uma investigação.

4. Todas as investigações devem ser conduzidas por profissionais objetivos treinados (e certificados, quando possível).

Meus investigadores (inclusive eu) eram examinadores certificados de fraude ou haviam recebido treinamento formal apropriado em investigações, entrevistas e interrogatórios.

A investigação é para descobrir fatos relacionados. A interpretação desses fatos é uma função administrativa, com orientação de consultores jurídicos. É muito fácil, muito fácil, para os investigadores formarem opiniões que distorcem e mancham a investigação.

Todo alvo de uma investigação deve ser tratado com respeito e dignidade durante toda a investigação.

Sei muito bem como é estar envolvido em uma investigação mal executada. Sofri com uma investigação do RH de uma reclamação relacionada a pessoal contra alguns de meus funcionários. A investigadora não sabia o que estava fazendo e alienou todo mundo – e depois não conseguiu descobrir a verdade.

Quando uma queixa foi apresentada contra mim (juntamente com o CFO), o comitê de auditoria contratou um advogado externo. A investigadora principal era profissional e lidou bem consigo mesma. Foi uma experiência terrível, mas acabou bem – embora o indivíduo que inventou a denúncia tenha sido pago para deixar a empresa, o que me incomoda ainda hoje.  

5. A auditoria interna deve considerar uma revisão periódica para garantir todos os itens acima e fornecer garantia à alta gerência e ao conselho de que os processos de alegação e investigação são adequados.

Nos casos em que a própria auditoria interna é responsável pela linha direta de denunciantes ou processos relacionados ou pela investigação de alegações, eles devem considerar contratar terceiros para realizar uma revisão e relatar os resultados ao conselho.

Após esses Hamilton Dias de Souza, cinco pontos-chave não garantirão que todas as investigações ocorram sem problemas, mas serão um longo caminho para garantir que sejam realizadas de maneira profissional, justa e com as melhores intenções de chegar à fonte do problema e descobrir a verdade.